Tổng công ty Lương thực Miền Nam triển khai và áp dụng thành công phần mềm EFFECT
(ĐUKDNTW) - Tổng công ty Lương thực Miền Nam. Nghe cái tên các bạn sẽ liên tưởng ngay doanh nghiệp này chỉ là một doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh lương thực. Nhưng thực chất, đây là một tổng công ty nhà nước có quy mô cực lớn (có 16 Doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, 10 công ty cổ phần nhà nước sở hữu trên 50% vốn), đa lĩnh vực, đa ngành nghề và có rất rất nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh trải rộng trên địa bàn miền trung và miền nam Việt Nam
Ngoài ngành nghề kinh doanh chính của Tổng công ty Lương thực Miền Nam là sản xuất kinh doanh lúa gạo, Tổng công ty Lương thực Miền Nam còn sản xuất kinh doanh rất nhiều ngành nghề khác như : kinh doanh nhà hàng, khách sạn, du lịch, vận tải, xây lắp, cơ khí, thủ công mỹ nghệ, sản xuất bao bì, bánh tráng, sản xuất bột mì, sản xuất bánh mì, công nghệ phẩm, nước giải khát, nuôi trồng thủy sản, chế biến thủy sản đông lạnh, sản xuất thức ăn thủy sản và hệ thống cửa hàng tiện ích trải dài trên tất cả các tỉnh thành từ Đà Nẵng đến Cà Mau.
Các cơ sở kinh doanh của Tổng công ty Lương thực Miền Nam nằm trải rộng trên các vùng Nam Trung Bộ, Tây Nguyên, Đông Nam Bộ, Tây Nam Bộ và khu vực TPHCM.
Tổng công ty Lương thực Miền Nam đã trang bị Hệ thống phần mềm EFFECT cho tất cả các điểm kinh doanh của mình. Từ Văn phòng Tổng công ty cho đến các công ty thành viên, từ các xí nghiệp, các kho lương thực, các trạm thu mua, các lò sản xuất bánh mì cho đến toàn bộ hệ thống cửa hàng tiện ích. (Tổng số : 26 công ty thành viên với hơn 170 điểm cài đặt, hơn 500 người sử dụng phần mềm)
Tổng công ty Lương thực Miền Nam thành công trong việc đưa phần mềm EFFECT vào sử dụng một cách có hiệu quả ở tất cả các cơ sở kinh doanh của mình chỉ với một lý do duy nhất: đó là vì phần mềm EFFECT phù hợp với quy mô, mô hình quản lý; phù hợp với cơ cầu tổ chức và con người của Tổng công ty Lương thực Miền Nam.
Sự phù hợp ở đây là phần mềm EFFECT phù hợp với yêu cầu và trình độ đa dạng của người sử dụng phần mềm. Phần mềm kế toán EFFECT đáp ứng được tất cả các yêu cầu của Tổng công ty Lương Thực Miền Nam, từ những bài toán giá thành rất phức tạp như giá thành sản xuất lương thực, giá thành sản xuất chế biến thủy sản đông lạnh đến những bài toán hợp nhất báo cáo tài chính. Nhưng lại rất đơn giản trong thao tác sử dụng.
Với một quy mô lớn như vậy, với một hệ thống ngành nghề kinh doanh vô cùng đa dạng, với một số lượng người sử dụng rất đông và rất đa dạng về trình độ như vậy, đòi hỏi phân mềm kế toán phải có những tính năng đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý tài chính kế toán, đáp ứng yêu cầu hợp nhất số liệu của các công ty thành viên, đáp ứng bài toán giá thành của tất cả các ngành sản xuất, đáp ứng bài toán bán hàng của tất cả các cơ sở kinh doanh thuần túy. Phần mềm phải đủ tính năng để đáp ứng các yêu cầu phức tạp trong quản lý tài chính kế toán của toàn tập đoàn, của các công ty thành viên. Nhưng cũng phải đủ đơn giản để phù hợp với trình độ người sử dụng và quy mô của các cơ sở kinh doanh như trạm thu mua, kho lương thực, các cửa hàng tiện ích. Thao tác sử dụng đơn giản nhưng tính năng phần mềm vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý.
Với tính động và lập trình chạy ngay, phần mềm EFFECt đã cung cấp cho các cơ sở kinh doanh của tổng công ty Lương thực Miền Nam một hệ thống phần mềm vừa khớp với những yêu cầu quản lý và vừa khớp với trình độ sử dụng tại từng vị trí. Vừa khớp ở chỗ phần mềm hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu phức tạp về quản lý tài chính kế toán, vừa đơn giản trong thao tác sử dụng để phù hợp với trình độ của người sử dụng ở tứng vị trí công việc. Chính vì vừa khớp như vậy nên bất cứ đơn vị nào, người dùng nào cũng cảm thấy đầy đủ và thoải mái khi sử dụng phần mềm EFFECT.
Trước khi sử dụng phần mềm EFFECT, các công ty thành viên phải mất ít nhất 5 ngày để in được toàn bộ các biên bản xác nhận công nợ, giờ đây chỉ mất 0,5 ngày.
Trước đây, kế toán ngân hàng phải viết ủy nhiệm chi bằng tay sau đó nhập số liệu vào hệ thống kế toán thì giờ đây công việc của họ chỉ còn ½, tức là kế toán ngân hàng nhập số liệu vào phần mềm EFFECT và in ngay ủy nhiệm chi bằng phần mềm.
Trước đây kế toán phải tính giá thành bằng tay thì giờ đây chỉ cần mở phần mềm và bấm nút tính giá thành là xong. Vì số liệu để tính giá thành đã được cập nhất hàng ngày bằng các nghiệp vụ nhập, xuất, chi tiền và phần mềm tự động tính giá thành sản phẩm theo công thức đặt sẵn, cập nhật vào các bút toán nhập kho thành phẩm và tự động áp giá vốn hàng xuất cho các bút toán xuất bán. Người sử dụng không cần phải thao tác gì ngoài việc bấm nút ra lệnh cho phần mềm tính giá thành.
Trước khi sử dụng phần mềm EFFECT, để hợp nhất số liệu thì các công ty thành viên của Tổng công ty Lương thực Miền Nam phải mất ít nhất 3 ngày. Còn bây giờ, chỉ cần 3 phút. Vì chỉ cần vào phần mềm và bấm nút ra lệnh hợp nhất số liệu từ các đơn vị trực thuộc, phần mềm EFFECT sẽ tự động sao chép dữ liệu từ các đơn vị trực thuộc về và cập nhật vào phần mềm của công ty trong vòng 3 phút. (Các đơn vị trực thuộc là các xí nghiệp, kho, trạm thu mua, các cửa hàng của công ty và được đặt ở nhiều vị trí địa lý khác nhau)
Trước khi sử dụng phần mềm kế toán EFFECT, các công ty thành viên của Tổng công ty Lương thực Miền Nam phải mất khoảng 20 ngày sau khi kết thúc năm tài chính để hoàn thành báo cáo tài chính. Sau khi sử dụng phần mềm EFFECT, các công ty thành viên chỉ cần nhiều nhất là 7 ngày để hoàn thành báo cáo tài chính, có những công ty chỉ mất 2 ngày để hoàn thành báo cáo tài chính.
Trên đây chỉ là một vài liệt kê nho nhỏ về những gì phần mềm EFFECT đem lại cho những nhân viên của Tổng công ty Lương thực Miền Nam đang hàng ngày sử dụng phần mềm EFFECT.
Một hệ thống thống nhất, đáp ứng toàn bộ hoạt động tài chính kế toán, đơn giản trong thao tác sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian và giải phóng sức lao động, mang lại hiệu quả trong công việc, phù hợp với quy mô của cơ sở kinh doanh và phù hợp với trình độ của người sử dụng. Đó là cảm nhận của những nhân viên của Tổng công ty Lương thực Miền Nam đang hằng ngày sử dụng phần mềm EFFECT.
Tổng công ty lương thực Miền Nam