Chuyển đổi số là điều tất yếu dẫn đến thành công

Trong thời kỳ Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa và cuộc cách mạng công nghệ lần thứ tư diễn ra mạnh mẽ như ngày nay thì việc thực hiện chuyển đổi số trong các doanh nghiệp chính là điều tất yếu và là giải pháp quan trọng làm cơ sở xây dựng và triển khai thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch để có thể tiếp cận được nhanh hơn với thế giới, để có thể dễ dàng tiếp cận với nền kinh tế hiện đại.

Hệ thống vào chai tự động và kiểm soát số lượng sản phẩm trên dây chuyền sản xuất.

Chuyển đổi số theo quan điểm của Đảng

Đại hội Đảng lần thứ XIII của Đảng Cộng sản Việt Nam đã nhấn mạnh về chuyển đổi số, phát triển kinh tế số đó là “Phát triển nhanh và bền vững chủ yếu dựa vào khoa học - công nghệ, đổi mới sáng tạo và công nghệ số. Phải đổi mới tư duy và hành động, chủ động nắm bắt kịp thời, tận dụng hiệu quả các cơ hội của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư gắn với quá trình hội nhập quốc tế để cơ cấu lại nền kinh tế, phát triển kinh tế số, xã hội số, coi đây là nhân tố quyết định nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và sức cạnh tranh”.[1]

Việc áp dụng chuyển đổi số để thay thế công việc thủ công không chỉ là việc sử dụng công nghệ trong công việc, đời sống xã hội mà mỗi người cần phải đổi mới tư duy và hành động để việc thực hiện chuyển đổi số thật sự có tác động mạnh mẽ đến nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp.

Mục tiêu cuối cùng của việc thực hiện áp dụng công nghệ chuyển đổi số trong công việc chính là tiết kiệm chi phí, giảm thiểu các thủ tục, tối ưu hoá các quy trình, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, thuận tiện hơn, nhanh chóng hơn, từ đó cùng với Đảng thực hiện đồng bộ cũng như có hiệu quả việc chuyển đổi số.

Chuyển đổi số muốn thành công phải có biện pháp hiệu quả

Để việc áp dụng chuyển đổi số được diễn ra thành công, nhanh chóng và có hiệu quả thì phải có biện pháp, có hướng đi đúng đắn, đồng thời phải thực hiện xuyên suốt không được bỏ lỡ cho dù gặp trở ngại khó khăn.

Chuyển đổi suy nghĩ: Mỗi người cần thấy được tầm quan trọng của chuyển đổi số để có hành động cụ thể thực hiện. Hiện nay nhiều cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp đã và đang tham gia vào quá trình chuyển đổi số trên các lĩnh vực quản lý, giáo dục, y tế, kinh tế… để mọi người có thể chấp nhận việc chuyển đổi công việc từ thủ công sang công nghệ thì phải có một lộ trình dài hạn cũng như để mọi người thấy được sự thuận tiện, sự nhanh chóng của việc áp dụng công nghệ số. Chuyển đổi từ những hành động cụ thể là một chìa khóa dẫn đến sự thành công bước đầu của việc thực hiện chuyển đổi số trong công việc hằng ngày.

Phát triển đội ngũ nhân lực: Để việc chuyển đổi công nghệ số được diễn ra thuận lợi thì cần phải có một nền tảng vững chắc và nhân tố để thực hiện tốt việc đó chính là đội ngũ nhân lực, các kỹ sư IT là những bộ phận chính cần thiết nhất trong việc chuyển đổi số. Với một nước phát triển hiện đại, sử dụng công nghệ số, dẫn đầu xu hướng số thì việc đội ngũ nhân lực có đầy đủ kỹ năng cũng như trình độ cao về công nghệ thông tin chính là bước tiếp theo cho việc thực hiện thành công chuyển đổi số trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 như hiện nay.

Phát triển ứng dụng số: thực hiện chuyển đổi số đồng nghĩa với việc thực hiện công việc, nhiệm vụ trên nền tảng số. Chẳng hạn, chuyển đổi từ việc làm hộ chiếu trực tiếp tại các cơ quan xuất nhập cảnh thì ngày nay có thể thực hiện trực tuyến, cập nhật các thông tin cá nhân có thể thực hiện trên các ứng dụng của các cơ quan nhà nước, sử dụng ứng dụng VNeID để cập nhật thông tin cá nhân, các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi quy trình sản xuất, các công việc thủ công sang sử dụng phần mềm, hay sử dụng camera hành trình để xử lý các quy phạm giao thông, hay các doanh nghiệp cũng đã có những chiến lược để chuyển đổi số một cách mạnh mẽ như áp dụng các chương trình phần mềm vào các công việc của doanh nghiệp như áp dụng chương trình kế toán quản trị, chương trình chấm công….

Robot vào thùng tự động.

Chuyển đổi số tại Công ty Cổ phần Bột giặt Lix

Nhiều năm qua, Đảng ủy Công ty có những chỉ đạo quyết liệt về việc thực hiện chuyển đổi số trong các hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó có thể góp phần vào thành công chung của Công ty trong nhiều năm qua. Đảng ủy Công ty cũng đã triển khai nhiều văn bản về thực hiện chuyển đổi số như Kế hoạch 1207-KH/ĐU, ngày 29/11/2022, Chương trình hành động của Đảng ủy Công ty ngày 03/02/2022 về thực hiện các Nghị quyết Hội nghị lần thứ 6 BCHTW, Công văn 2146-CV/ĐU, ngày 23/01/2024 của Đảng ủy Tập đoàn về việc triển khai thực hiện kết luận số 69-KL/TW của Bộ Chính trị về tiếp tục thực hiện Nghị quyết số 20-NQ/TW, ngày 01/11/2012 của BCH TW Đảng khóa XI về phát triển khoa học và công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng XHCN và hội nhập quốc tế, kế hoạch số 44-KH/ĐU ngày 29/01/2024 của Đảng ủy Công ty về việc phát triển khoa học và công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng XHCN và hội nhập quốc tế.

Với việc luôn phải tiếp nhận một lượng thông tin dày đặc, quản lý các vấn đề liên quan đến xuất sản, bán hàng gặp nhiều khó khăn thì việc chuyển đổi số giải quyết những vấn đề này bằng cách xây dựng các phần mềm giúp tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh. Chình vì vậy giúp làm tăng năng suất lao động, giảm thiểu thời gian làm việc, giảm chi phí sản xuất mà vẫn cho ra được sản phẩm đạt chất lượng cao. Giúp Ban Lãnh đạo Công ty có được dữ liệu sản xuất kinh doanh theo thời gian thực, từ đó làm cơ sở cho việc ra quyết định nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Điều này cũng góp phần vào việc chứng minh triết lý kinh doanh của Công ty là "Lấy khách hàng làm trung tâm" trong văn hóa của Công ty thời gian qua.

Từ trong nhận thức và suy nghĩ, từ Lãnh đạo Công ty đến toàn bộ công nhân viên Công ty đã trang bị cho mình những suy nghĩ, những hành động cụ thể để thực hiện tốt việc thực hiện chuyển đổi số trong các công việc hằng ngày như:

Phần mềm quản lý bán hàng DMS: trước khi phần mềm được đưa vào sử dụng thì luôn xảy ra tình trạng nhân viên bán hàng bỏ điểm bán, thiếu chăm sóc điểm bán, chỉ lấy đơn hàng qua điện thoại, không sâu sát, nắm bắt thị trường, người tiêu dùng; khó kiểm soát tồn kho tại nhà phân phối, việc quản lý nhân viên bán hàng gặp nhiều khó khăn. Từ khi triển khai áp dụng phần mềm DMS vào để quản lý hoạt động của các nhân viên bán hàng về quãng đường di chuyển, các điểm bán hàng mà nhân viên bán hàng tiếp xúc làm việc, đơn đặt hàng, sản lượng bán hàng mà nhân viên ghi nhận tại từng điểm bán hàng, số điểm bán hàng được mở thêm, quản lý được tồn kho tại nhà phân phối và nhận đơn đặt hàng từ đó góp phần tích cực trong việc quản lý được hiệu quả làm việc của nhân viên bán hàng, gia tăng được sản lượng bán hàng và nắm bắt được kết quả bán hàng thực tế của các nhân viên bán hàng. Căn cứ trên dữ liệu thu thập được tại từng khu vực giúp cho công ty xây dựng chiến lược bán hàng phù hợp. Chủ động được kế hoạch sản xuất phù hợp, quản lý tốt tồn kho, giảm tồn kho thành phẩm từ 2 tuần xuống chỉ còn 10 ngày bán hàng, mà vẫn cung cấp kịp thời đơn đặt hàng của khách hàng.

Việc xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp với thực tế cũng giúp ích đáng kể cho việc quản lý nguồn nguyên vật liệu, bao bì đầu vào được hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc triển khai đặt hàng của nhà phân phối qua phần mềm DMS giúp việc tổng hợp đơn hàng của công ty được thuận tiện hơn trong vấn đề xử lý dữ liệu, giảm được 50% số nhân viên tổng hợp đơn hàng so với trước đây.

Việc quản lý các công đoạn sản xuất trước đây bằng thủ công làm cho việc cập nhật các kết quả theo quy trình sản xuất của công nhân luôn gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều thời gian, việc quản lý tồn kho thành phẩm và vật tư luôn có sai sót. Để giải quyết tốt việc quản lý sản xuất, quản lý định mức vật tư sử dụng hàng ngày, quản lý tồn kho thành phẩm và vật tư theo thời gian thực, xây dựng một hệ thống phục vụ công tác sản xuất và Chương trình quản lý sản xuất đã được đưa vào sử dụng để có thể thực hiện các công việc trên.

Hệ thống giám sát E-TECH cập nhật liên tục kết quả thực hiện và xuất báo cáo kết quả theo quá trình, khung giờ, ca sản xuất. Có được dữ liệu nhanh chóng, chính xác, phân tích nhanh chóng kết quả thực hiện trong ca sản xuất, từ đó đưa ra các hành động cụ thể, kịp thời để hướng mọi người thực hiện mục tiêu đề ra. Chính vì thế kế hoạch sản xuất luôn hoàn thành ở mức lớn hơn 99% so với kế hoạch đặt ra, tốc độ chạy máy được duy trì ổn định như thiết lập, Tăng hiệu suất vận hành máy máy, giảm tỉ lệ hao hụt nguyên vật liệu bao bì theo chỉ tiêu ban hành, giám sát tỉ lệ máy móc được đưa vào sử dụng.

Từ năm 2020 Công ty đã đầu tư 03 hệ thống robot trong việc vận hành sản xuất và đến nay đạt hiệu quả cao. Trước khi thực hiện đầu tư nhân công cần sử dụng là 03 lao động phổ thông cho một ca sản xuất. Sau khi thực hiện đầu tư robot tự động hóa đã giảm được 12 lao động trên một ca sản xuất giúp giảm chi phí thuê nhân công khoảng một tỷ đồng trên năm. Ngoài ra, việc áp dụng robot vào trong dây chuyền sản xuất cũng làm giảm đáng kể sức con người ở những khâu nặng nhọc, các công đoạn được thực hiện một cách chính xác tuyệt đối, giảm thiểu được thời gian sản xuất, giảm chi phí sản xuất, tăng hiệu quả sản xuất, tăng năng suất lao động.

Chương trình quản lý đào tạo (ELearning): trước triển khai thì việc triển khai kế hoạch học tập, đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài phải đến trung tâm, phải tập trung gây nhiều sự khó khăn, nhất là công nhân viên làm việc ở các chi nhánh, ngoài thị trường. Sau khi áp dụng chương trình vào thì các khoá học, tài liệu nội bộ... được Công ty biên tập, mua từ các trung tâm đào tạo đưa lên Elearning giúp người học thuận tiện hơn, học bất cứ khi nào, nhưng Công ty vẫn kiểm soát được thời gian học, chất lượng học thông qua các chức năng theo dõi quá trình học tự động, kết quả kiểm tra khi kết thúc bài học... giúp năng cao năng lực, kiến thưc cũng như đánh giá được mức độ hiểu biết về công việc của nhân viên, từ đó có lộ trình đào tạo, phát triển cho công nhân viên Công ty.

Các phần mềm hiện tại sử dụng tại Công ty Cổ phần Bột giặt Lix.

Ngoài ra, Công ty còn xây dựng các hệ thống phần mềm như: đánh giá hiệu quả công việc (KPI), tuyển dụng, chấm công, tính lương các phần mềm giúp cho việc quản trị nhân lực – nguồn tài nguyên chủ yếu của Công ty được hiệu quả hơn, đánh giá được mức độ hoàn thành công việc, đánh giá năng lực làm việc của từng cá nhân được minh bạch, rõ ràng, công bằng hơn trước. Các chương trình kế toán, chương trình vật tư, chương trình kỹ thuật, chương trình kiểm soát chất lượng… đã góp phần đáng kể trong việc giảm thiểu thời gian làm việc, việc tổng hợp báo cáo được diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn, tiết kiệm được việc sử dụng giấy tờ trong các khâu làm việc.

Với đội ngũ kỹ sư trẻ, đầy nhiệt huyết và quyết tâm cùng với Đảng ủy, Ban Lãnh đạo Công ty thực hiện thành công việc chuyển đổi số trong các công việc hằng ngày trong Công ty đó cũng chính là nhiệm vụ hằng giờ, hằng ngày của đội ngũ kỹ sư IT để có thể cho ra mắt nhiều chương trình quản lý giúp giảm bớt thời gian thực hiện. Đồng thời, việc nâng cấp các chương trình hiện có cũng là nhiệm vụ hằng ngày để đảm bảo các chương trình được vận hành một cách trơn tru, các công việc được diễn ra một cách thuận lợi.

Việc phát triển các phần mềm quản lý chính là bước ngoặc lớn để dẫn đến sự thành công trong việc chuyển đổi số. Hiểu được tầm quan trọng đó, đội ngũ kỹ sư công nghệ thông tin của Công ty đã luôn thường xuyên cập nhật, nâng cấp, quản lý các đứa con tinh thần của mình để các phần mềm được sử dụng một cách thuận lợi nhất, đảm bảo cho sự thành công chung của Công ty.

Từ đó, việc hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng đi vào chiều sâu trong việc quản lý và có thể thực hiện tốt các công việc quản trị thời gian trong toàn bộ hoạt động của Công ty.

Những thách thức trong việc áp dụng chuyển đổi số

Nhìn chung, việc chuyển đổi số trong cuộc cách mạng công nghệ hiện nay là điều hiển nhiên buộc mọi tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều thách thức lớn buộc Đảng, Nhà nước và chính quyền ở các tổ chức, doanh nghiệp phải thật sự sát sao để giải quyết.

Người dân vẫn chưa hoàn toàn tham gia thực hiện công việc chuyển đổi số bởi chưa có sự đào tạo về quy trình cũng như các cách thức thực hiện. Các ứng dụng số vẫn còn chưa được cập nhật, phát triển để người dân dễ dàng tiếp cận, vẫn còn sự cập rập trong các khâu dùng ứng dụng. Việc thực hiện chuyển đổi số còn có sự chênh lệnh ở nhiều nơi chưa thực hiện đồng bộ.

Trong thời đại mà công nghệ số đang dần chiếm lĩnh thị trường và hoàn toàn có lợi so với việc thực hiện thủ công thì việc áp dụng công nghệ số vào các công việc hàng ngày bắt buộc mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp phải thực hiện một cách triệt để nếu không muốn bị bỏ lại phía sau.

Do đó Chuyển đổi số đang là mục tiêu, là chìa khoá cho việc định hướng phát triển của mỗi doanh nghiệp và từ đó mới có thể hướng đến những thành công lớn hơn trong thời đại mới.

Huỳnh Thế Hiển, Chi bộ 2 - Công ty cổ phần Bột giặt Lix (Vinachem)