"Đào tạo chuyển giao" - Giải pháp rút ngắn thời gian đào tạo tại Bưu điện Việt Nam

Là doanh nghiệp có lợi thế về mạng lưới trải dài, phủ tới tận thôn bản với hơn 40.000 lao động trên toàn lãnh thổ Việt Nam, trong thời gian qua, Bưu điện Việt Nam đã và đang tiếp tục đa dạng hóa các phương thức đào tạo phù hợp với từng đối tượng, từng nội dung và mỗi thời điểm với mục tiêu nâng cao hiệu quả đào tạo luôn gắn liền với tối ưu thời gian, chi phí và nguồn lực.

Tầm quan trọng của đào tạo tại Bưu điện Việt Nam

Tổng công ty Bưu điện Việt Nam trải qua 79 năm xây dựng và trưởng thành. Suốt chiều dài phát triển, Bưu điện Việt Nam (BĐVN) đã và đang chú trọng công tác đào tạo với mục tiêu từng bước phát triển nguồn nhân lực. Thời đại 4.0, AI đang dần thay thế con người, công nghệ khiến con người xa nhau hơn thì giá trị của Bưu điện Việt Nam sẽ giúp con người gần với nhau hơn qua từng công đoạn của dịch vụ Bưu chính chuyển phát (BCCP), qua từng điểm chạm của các dịch vụ thương mại, phân phối mà Bưu điện Việt Nam đang tham gia cung ứng. Bưu điện Việt Nam tự hào con người chính là tài sản quý giá của doanh nghiệp.

Định hướng chiến lược phát triển của Bưu điện Việt Nam tới năm 2030 xác định 4 chuyển dịch quan trọng trong đó có chuyển dịch tổng thể về nguồn nhân lực càng khẳng định giá trị và sức mạnh con người sẽ luôn được Bưu điện Việt Nam duy trì, khẳng định và nâng tầm.

Đội ngũ quản lý của bưu tá được đào tạo chuyển giao để tiếp tục đào tạo lại cho lực lượng bưu tá.

Trong kỷ nguyên Tuna (T – Sự đa chiều và hỗn loạn; U – Sự bất định, không chắc chắn; N – Novel (Sự khác lạ, không lường trước được; A – Ambiguity (Sự mơ hồ, khó xác định) đầy biến động như hiện nay, nhiều doanh nghiệp chọn “Xây dựng Văn hoá doanh nghiệp” và “Đào tạo phát triển đội ngũ” làm nền tảng cho sự phát triển bền vững. Với tôn chỉ con người là tài sản quý giá, Bưu điện Việt Nam không nằm ngoài xu hướng đó.  

Tuy nhiên, lợi thế về quy mô mạng lưới rộng, số lượng người lao động lớn cũng mang lại cho Bưu điện Việt Nam nhiều thách thức trong việc tìm lời giải cho bài toán đào tạo rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí và tốc độ đào tạo nhanh nhất tới nhiều người lao động nhất.

Giải pháp đào tạo chuyển giao

Mỗi vấn đề dù khó khăn tới đâu sẽ luôn tìm được giải pháp nếu chúng ta thực sự mong muốn. Đó là cách mà bộ phận đào tạo đã tư duy khi đứng trước yêu cầu của lãnh đạo Tổng công ty về việc nâng cao nghiệp vụ và kỹ năng phát hàng cho gần 13 nghìn nhân viên bưu tá (gồm cả lực lượng phát xã, ghép phát xã) trên toàn mạng lưới trong thời gian ngắn nhất. Nếu theo cách đào tạo thông thường, để đạt hiệu quả tối ưu, Trung tâm Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ Bưu điện sẽ thực hiện các lớp đào tạo tập trung thì thời gian để đào tạo hết bưu tá trên mạng lưới mất khoảng 6 tháng (tần suất 5 giảng viên, mỗi giảng viên đào tạo 16 đơn vị vào các ngày cuối tuần để không ảnh hưởng thời gian phát bưu phẩm). Với cách làm như vậy, ngoài thời gian kéo dài thì chi phí đào tạo sẽ nhân lên rất cao đồng thời là chi phí cơ hội cho những chương trình đào tạo khác không được Trung tâm đào tạo triển khai trong khoảng thời gian này.

Nếu áp dụng phương pháp cấp trên của bưu tá trực tiếp hướng dẫn sẽ tiết kiệm chi phí đào tạo, tuy nhiên chất lượng đào tạo phụ thuộc vào trình độ, kinh nghiệm của người hướng dẫn. Và nếu đào tạo trực tuyến/E-learning cũng sẽ vướng phải những tình huống tương tự về chất lượng do khâu kiểm soát chưa tối ưu.

Sau khi phân tích những điểm được và chưa được, để có một giải pháp phù hợp nhất cho đối tượng bưu tá số lượng lớn, cần cầm tay chỉ việc, thời gian học không nhiều do đặc thù công việc và mục tiêu học để thay đổi cách làm, làm đúng giúp nâng cao chất lượng phát trên toàn mạng lưới, Bưu điện Việt Nam đã lựa chọn giải pháp đào tao chuyển giao để triển khai phương án này.

Đào tạo chuyển giao là cách Bưu điện Việt Nam xây dựng chương trình đào tạo, kịch bản đào tạo chi tiết, được kiểm duyệt về thời lượng, chất lượng để đào tạo cho cấp quản lý của bưu tá và sau đó họ tiếp tục đào tạo lại cho bưu tá. Cấp quản lý của bưu tá được lựa chọn là các quản lý và chuyên viên chính thuộc Phòng Kỹ thuật - Nghiệp vụ của mỗi Bưu điện tỉnh/thành phố (trung bình 2 người/đơn vị, tổng khoảng 130 người). Đây là đối tượng đã am hiểu rất kỹ về nghiệp vụ và kỹ năng phát tại đơn vị, tuy nhiên cái họ đang thiếu hoặc làm chưa tốt đó là kỹ năng truyền đạt và huấn luyện. Với khóa đào tạo tập trung 3 ngày, họ sẽ được học những kỹ năng của một giảng viên nội bộ, được thực hành kịch bản giảng dạy chi tiết chuyên đề “Nâng cao chất lượng phát”, được các thầy cô chấm chữa, điều chỉnh, rút kinh nghiệm để họ có kiến thức, kỹ năng và sự tự tin về đơn vị triển khai đào tạo trực tiếp cho bưu tá.  

Tổng công ty đã tổ chức 4 khóa đào tạo trực tiếp, mỗi khóa 3 ngày cho các cấp quản lý. Học viên có 01 ngày học về kỹ năng giảng viên nội bộ; 01 ngày thỉnh giảng nội dung đào tạo chuyên đề “Nâng cao chất lượng phát” do thầy cô dạy trực tiếp cho nhân viên Bưu tá; 0,5 ngày nhận chuyển giao chuyên đề và 0,5 ngày thực hành tập giảng chuyên đề cho hội đồng thầy cô chấm, chữa. Sau 12 ngày đào tạo, chuyển giao, Tổng công ty đã có đội ngũ 130 giảng viên nội bộ có khả năng đào tạo chuyên đề “Nâng cao chất lượng phát” cho gần 13 nghìn nhân viên bưu tá và lực lượng phát tại tuyến xã trên toàn mạng lưới theo đúng giáo án, kỹ năng mà Tổng công ty quy định.

Những kết quả bước đầu đáng ghi nhận

Sau khi lĩnh hội và nhận bộ tài liệu chuyển giao, các học viên về lại đơn vị bước đầu rà soát và bổ sung các nội dung phù hợp với đơn vị như số liệu về thực trạng, tình huống thường xảy ra, chế tài áp dụng… sau đó lên kế hoạch đào tạo, hướng dẫn cho toàn bộ bưu tá tại đơn vị.

Đã có hơn 6 nghìn nhân viên Bưu tá được đào tạo ngay trong tháng đầu tiên khi cấp quản lý được đào tạo chuyển giao; Và số còn lại được hoàn thành đào tạo trong 2 tháng tiếp theo. Phần lớn các đơn vị triển khai theo hình thức, cấp quản lý đi đào tạo trực tiếp theo huyện, một số đơn vị khác triển khai theo hình thức tập hợp bưu tá về Bưu điện tỉnh/Thành phố để kết hợp cùng với một số sự kiện khác của đơn vị và ở một số đơn vị có địa bàn xã xa xôi, đơn vị đã tập hợp Trưởng bưu cục phát để đào tạo sau đó Trưởng bưu cục phát sẽ huấn luyện cầm tay chỉ việc cho bưu tá.

Các hình thức đào tạo, hướng dẫn đa dạng hơn theo từng đơn vị để phù hợp với đặc thù tại mỗi địa bàn. Tuy nhiên có một điểm chung tại tất cả các đơn vị đó là sự ra quân đồng bộ triển khai công tác đào tạo với mục tiêu tất cả bưu tá được đào tạo để nâng cao chất lượng phát trên toàn mạng lưới.

Và giá trị của chương trình không chỉ dừng lại tại đó, khi đã có bộ tài liệu bài bản được chuyển giao cộng với những kỹ năng cơ bản của một giảng viên nội bộ, các cấp quản lý đã tự tin và sẵn sàng tổ chức các lớp để tái đào tạo cho đội ngũ bưu tá mới, bưu tá chưa đạt yêu cầu tại đơn vị. Phong trào đào tạo cũng từ đó được đẩy mạnh và trở thành công tác thường xuyên, một trong những giải pháp góp phần vào sự thành công chung của đơn vị.

Tiếp theo chương trình đào tạo chuyển giao trên, Bưu điện Việt Nam đã bổ sung nội dung đào tạo kỹ năng giảng viên nội bộ cho đội ngũ Trưởng bưu cục phát trong chương trình Trưởng bưu cục phát chuyên nghiệp để nâng cao nhận thức, vai trò, trách nhiệm và luôn sẵn sàng công tác hướng dẫn, huấn luyện cho nhân viên bưu tá dưới quyền.

Mở rộng đối tượng được đào tạo, Bưu điện Việt Nam đang tiếp tục xây dựng chương trình chuyển giao và một số giải pháp đào tạo phù hợp khác để triển khai cho lực lượng nhân viên Kinh doanh – lực lượng nòng cốt mà Bưu điện Việt Nam xác định phát triển trong năm nay và một vài năm tới nhằm thực hiện thắng lợi định hướng chiến lược phát triển Tổng công ty tới năm 2025 và tầm nhìn tới năm 2030.

Lê Huệ - Ban Tổ Chức Nhân sự, Bưu điện Việt Nam