Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ

Xử lý văn bản trên môi trường mạng

Theo Quy chế mới, việc xử lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ được thực hiện trên môi trường mạng tin học, trừ những văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Vụ Hành chính sẽ phân ngay trên mạng văn bản, hồ sơ đến chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý và chuyên viên phối hợp xử lý, chuyển hồ sơ gốc đến chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý.

Đối với loại văn bản có nội dung phải giải quyết gấp, đến ngoài giờ hành chính thì giao thông viên đặc biệt chuyển ngay đến nhà riêng người nhận.

Trong trường hợp văn bản điện tử gửi đến trước văn bản giấy, Vụ Hành chính phân, chuyển giao ngay bản ghi điện tử đến người có trách nhiệm xử lý để nghiên cứu trước. Thời hạn xử lý văn bản được tính kể từ ngày nhận được văn bản giấy.

Cụ thể hóa thời hạn xử lý văn bản

Quy chế nêu rõ thời hạn xử lý văn bản, đối với các dự án văn bản quy phạm pháp luật, các đề án, báo cáo lớn thuộc chương trình công tác của Chính phủ, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận văn bản, chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý thẩm tra, hoàn thiện Phiếu trình, dự thảo văn bản, trình Thủ trưởng đơn vị. Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ trình, Thủ trưởng đơn vị chủ trì xem xét, trao đổi để hoàn thiện phiếu trình, dự thảo văn bản (nếu phải sửa chữa), ký phiếu trình để trình Lãnh đạo Văn phòng Chính phủ. Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ trình, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ xem xét, trao đổi để hoàn thiện hồ sơ, ký phiếu trình để trình lãnh đạo Chính phủ.

Đối với những vấn đề thuộc phạm vi thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Chính phủ, Quy chế nêu rõ, trong thời hạn 2 ngày làm việc, kể từ khi nhận được trách nhiệm phối hợp, chuyên viên phối hợp xử lý có trách nhiệm trả lời, gửi ý kiến phối hợp xử lý văn bản. Cũng trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản, chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý tổng hợp ý kiến phối hợp, đề xuất, xây dựng phiếu trình, dự thảo văn bản gửi Thủ trưởng đơn vị xem xét. Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ khi chuyên viên trình, Thủ trưởng đơn vị xem xét, duyệt, ký phiếu trình hoặc trao đổi lại để hoàn thiện nội dung. Và trong thời gian 1 ngày làm việc, kể từ khi nhận được văn bản, hồ sơ trình của đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ xem xét, giải quyết.

Theo Quy chế, Vụ Hành chính có trách nhiệm kiểm tra văn bản trước khi phát hành. Chỉ phát hành đối với những văn bản đã có bản ghi điện tử kèm theo, trừ văn bản mật.

Trước đó, ngày 6/12/2011, Văn phòng Chính phủ đã phát hành văn bản số 8665/VPCP-HC thông báo ý kiến Thủ tướng Chính phủ yêu cầu các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, HĐND và  UBND các tỉnh, các Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 thực hiện từ ngày 15/12/2011 việc tất cả các văn bản trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (trừ văn bản có nội dung mật) đề nghị giải quyết công việc thuộc thẩm quyền xử lý của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, ngoài bộ hồ sơ giấy đều phải đính kèm file điện tử của toàn bộ hồ sơ trình. Nếu hồ sơ trình không đính kèm file điện tử sẽ được coi như không đảm bảo thủ tục hành chính và Văn phòng Chính phủ sẽ không xử lý.

 Nguyễn Văn Huê

Vụ Hành chính, Văn phòng Chính phủ