Hiệu quả từ việc chuyển đổi số mô hình quản lý công việc trong đại dịch COVID-19

Đợt dịch COVID-19 lần thứ tư như một “cơn bão” càn quét nặng nề khắp miền Nam, đặc biệt là TP.HCM - đầu tàu kinh tế của cả nước, cơn bão đã cướp đi sinh mạng của hơn 16.000 người, làm suy giảm tốc độ tăng trưởng kinh tế, ảnh hưởng đến đời sống của hàng triệu người. Cơn bão này cũng đã tạo ra một sự thay đổi mạnh mẽ trong cách thức làm việc, buộc nhiều doanh nghiệp phải chuyển sang mô hình làm việc từ xa. Tuy nhiên, để triển khai làm việc từ xa một cách có hiệu quả thì không phải những nhà quản lý nào cũng kịp chuẩn bị. Nhưng, Ban quản lý dự án số 9 - Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị (HUD) đã có bước chuẩn bị ngay từ những ngày đầu năm khi áp dụng phần mềm triệt để vào quản lý công việc.

Các nền tảng từ máy tính, điện thoại đều sử dụng được ứng dụng quản lý công việc.

Chuyển đổi số - Một quyết định không dễ dàng

Từ những ngày cuối năm 2020, khi bắt đầu tiếp quản điều hành Dự án Khu đô thị Đông Tăng Long - một trong những dự án trọng điểm của Tổng công ty HUD tại khu vực phía Nam, bản thân tôi - một cán bộ trẻ có nhiều trăn trở trong việc điều hành một tập thể theo xu hướng mới: chuyển đổi số vào quản lý công việc. Lý do cần thiết nhất cho việc này là bởi khối lượng dữ liệu khổng lồ liên quan đến một dự án có diện tích đất gần 160ha, trong lĩnh vực đền bù, giải phóng mặt bằng có hơn 300 hộ dân liên quan đến các diện tích đền bù tái định cư, hơn 800 ô đất tái định cư hoán đổi, mỗi hộ dân mỗi gia đình là một hoàn cảnh hay tính huống khác nhau. Trong lĩnh vực đầu tư có hàng trăm gói thầu tư vấn, mỗi năm phát sinh thêm hàng chục gói cần lựa chọn nhà thầu, quản lý tiến độ công việc thiết kế, quy hoạch, ý tưởng với nhiều đầu việc nhỏ… Trong lĩnh vực quản lý thi công xây dựng là lịch sử hơn 10 năm với hàng trăm gói thầu thi công, trong đó nhiều gói thầu vẫn còn dang dở chưa kiểm toán hay quyết toán. Trong lĩnh vực kinh doanh, một quy trình kinh doanh khá phức tạp từ lúc chuẩn bị cho đến khi bán hàng, bên cạnh đó việc theo dõi dữ kiện hàng trăm khách hàng với các hợp đồng, tiến độ thanh toán, bàn giao khác nhau cũng là một thách thức không nhỏ, nếu tiếp tục áp dụng cách quản lý và lưu trữ truyền thống sẽ tồn tại những bất cập và là một thách thức lớn cho những ai mới tiếp cận công việc… Tôi quyết định nghĩ ngay đến việc dùng các ứng dụng, phần mềm để vừa lưu trữ vừa dễ dàng tương tác quản lý qua máy tính hay các thiết bị di động. Trở ngại lớn nhất là Ban quản lý có 20 nhân sự nhưng thế hệ 7x chiếm đến hơn 60%, việc tiếp cận các công nghệ mới là một khó khăn không nhỏ khi mà các cán bộ này đều chỉ quen với các tài liệu bằng giấy in, hoặc ghi chép qua những cuốn sổ tay truyền thống. Với họ - những người giàu kinh nghiệm công việc hàng chục năm nhưng tiếp cận và hiểu biết các ứng dụng, phần mềm trên máy tính và thiết bị di động là rất hạn chế, có một số người mới chỉ biết các tính năng cơ bản của các phần mềm tin học văn phòng trên máy tính. Nhưng trên tinh thần: khó phải học, thay đổi chậm còn hơn không bao giờ chịu thay đổi. Với tư cách người chịu đứng đầu Ban quản lý ở cả vai trò Bí thư chi bộ và Phó giám đốc phụ trách điều hành, tôi quyết tâm lựa chọn sự thay đổi: bắt buộc ứng dụng công nghệ thông tin vào điều hành toàn bộ công việc của Ban quản lý.

Những thử thách đầu tiên

Thử nghiệm đầu tiên là sử dụng một ứng dụng của nước ngoài được cung cấp miễn phí cho 15 người (ứng dụng Ansana), phần mềm quản lý công việc này rất hay và được nhiều doanh nghiệp hàng đầu thế giới áp dụng, tuy nhiên khó khăn khi áp dụng ứng dụng này không có tiếng Việt, không được chuyển giao công nghệ hay hướng dẫn sử dụng, hơn nữa các thành viên trong Ban quản lý chưa thực sự coi trọng việc áp dụng những cái hay của ứng dụng này khi những cách xử lý công việc theo phương pháp truyền thống vẫn đang ăn sâu vào tiềm thức xử lý công việc của mỗi người. Bên cạnh đó, do chỉ dùng miễn phí nên nhiều tính năng bị hạn chế và chưa có tính bắt buộc nên mọi người ít dành sự tôn trọng và quan tâm cho ứng dụng. Thay vào đó mọi người vẫn giữ thói quen tương tác công việc qua các nền tảng khác phổ biến hơn như Group Zalo, Viber… những ứng dụng đơn thuần giao tiếp mà thiếu đi tính năng quản lý hay lưu trữ dữ liệu một cách có hệ thống. Những trải nghiệm đầu tiên này làm cho một người đứng đầu nhóm quản lý như tôi cảm thấy đó là một thử nghiệm thất bại.

Khu đô thị Đông Tăng Long, Thủ Đức, TP.HCM (ảnh chụp từ sa bàn).

Không bỏ cuộc vì đó là xu thế của tương lai

Không chịu khuất phục vì cá nhân tôi vẫn tin tưởng, trong tương lai gần mọi người không thể cứ khư khư ôm từng xấp hồ sơ văn bản được in bằng giấy, lưu trữ hàng trăm, hàng ngàn tập hồ sơ trong những phòng kho kín mít tài liệu. Tôi cũng không muốn tại mỗi cuộc họp, hàng chục trang báo cáo được in rồi photo phát cho cả chục thành viên và sau khi họp xong lại thành giấy lộn. Tôi cũng tự đặt câu hỏi cho bản thân mình và cho tất cả mọi người: Tại sao chúng ta có thể sử dụng các ứng dụng giải trí như Facebook một cách dễ dàng mà sao áp dụng phần mềm quản lý công việc lại khó vậy? Tôi quyết định chuyển hướng: tìm một phần mềm, ứng dụng thuần Việt, sẵn sàng trả kinh phí để được chuyển giao công nghệ, được sử dụng có bản quyền, và quan trọng hơn sẽ đề ra quy định, quy chế bắt buộc áp dụng với tất cả mọi người. Sau khi tìm hiểu kỹ, Ban quản lý chúng tôi quyết định mua một phần mềm của một doanh nghiệp công nghệ trong nước phát triển có tên BASE Work, đây là một phần mềm được nhiều đơn vị áp dụng và có những tính năng rất phù hợp với nhóm làm việc từ 20-50 người.

Việc áp dụng phần mềm không quá khó, nhưng ở những tuần đầu sử dụng, mọi người vẫn thấy lạ lẫm, giống như một người lớn tuổi khi bỏ chiếc điện thoại “cục gạch” để tiếp cận với chiếc smartphone mới mẻ. Nhóm những người trẻ, và nhất là Ban giám đốc đã nêu gương, kiên trì hướng dẫn và yêu cầu tất cả các thành viên Ban quản lý sử dụng, kết quả thành công ngoài mong đợi, sau khoảng hơn tháng sử dụng, hầu hết các thành viên kể cả những người kém công nghệ nhất cũng đã thành thục sử dụng. Và trong tháng thứ hai áp dụng, những tiếng “tinh tinh” báo hiệu những công việc mới được cập nhật hoặc hoàn thành liên tục báo qua những chiếc điện thoại hay máy tính, ứng dụng công nghệ công việc hiện tại trở thành một ứng dụng được sử dụng nhiều trong ngày của mỗi cán bộ Ban quản lý, thậm chí còn được mở nhiều hơn cả những ứng dụng mạng xã hội.

Thành công hơn nữa khi mọi nội dung triển khai, thảo luận công việc đều được thực hiện triệt để trên internet, các lịch tuần, báo cáo định kỳ hay đột xuất đều được xử lý trên máy tính hay điện thoại thông qua ứng dụng, tiết kiệm được hàng triệu đồng tiền giấy và mực in, các tài liệu được lưu trữ bài bản và liên kết đến các nền tảng điện toán đám mây, tiết kiệm được diện tích kho lưu trữ. Khi lãnh đạo Tổng công ty hay lãnh đạo ban quản lý cần một dữ kiện tại cuộc họp, chỉ với vài thao tác trên điện thoại với ứng dụng cài sẵn, dữ liệu lập tức được cung cấp và báo cáo ngay tại cuộc họp. Từ việc áp dụng công nghệ, độ tích cực của các thành viên Ban quản lý được đánh giá dễ dàng qua việc xem lượt tương tác và tiến độ kết thúc trên ứng dụng, việc này cũng tạo ra sự thi đua giữa các thành viên Ban quản lý khi số lần tương tác với phần mềm được Ban giám đốc dễ dàng nhìn thấy mỗi lần có âm thanh thông báo. Và từ chỗ ngần ngại trong việc áp dụng thì giờ đây mọi thành viên ban quản lý đều cảm thấy mở app, tab để tương tác công việc là công việc liên tục, thậm chí có người còn “nghiện” sử dụng phần mềm vào công việc mọi lúc mọi nơi, dù đó có thể chỉ là một công việc rất nhỏ.

Dù thời gian áp dụng việc chuyển đổi số trong quản lý điều hành công việc chưa lâu, nhưng với cảm nhận của một người trong vai trò điều hành, tôi nhận thấy tác dụng tích cực rõ rệt, các chi phí vận hành được cắt giảm, năng suất lao động của các thành viên ban quản lý tăng ít nhất 20%, người quản lý cũng dễ dàng nắm bắt các công việc đang được các thành viên cấp dưới triển khai hàng ngày và giúp dễ dàng ra các quyết định một cách nhanh chóng và phù hợp. Trong thời gian nghỉ giãn cách xã hội do dịch Covid-19 theo yêu cầu của Nhà nước, các thành viên bản quản lý đều thường xuyên được giao việc, cập nhật công việc online, khi cần các dữ liệu thì không cần phải tìm cách đến với trụ sở Ban quản lý để lục lọi từng chồng hồ sơ trong kho nữa, thay vào đó là một hai thao tác là có thể có ngay tài liệu mình cần đã lưu trữ sẵn trên “kho ảo”. Khi làm việc ở nhà, ứng dụng là thước đo quan trọng để lãnh đạo đánh giá sự tích cực của các thành viên ban quản lý.

Tuy vậy, với suy nghĩ cá nhân tôi, việc thành công trong việc áp dụng chuyển đổi số này vẫn chỉ là khởi đầu cho riêng lĩnh vực quản lý một dự án đơn thuần. Trong tương lai để đẩy nhanh các tiến độ công việc, rút ngắn thời gian xử lý thì rất cần sự đồng bộ các nền tảng quản lý số khác như hồ sơ số, chữ ký số, văn phòng số… và rất cần sự mạnh dạn thay đổi của các doanh nghiệp, các cấp chính quyền trong hệ thống chính trị và trên hết là sự thay đổi một cách mạnh dạn, thực chất hơn nữa của các nhà lãnh đạo khi mà cả nước đang bước vào kỷ nguyên áp dụng công nghệ 4.0 cùng với bạn bè thế giới.

Lê Ngọc Vinh - Bí thư chi bộ Ban quản lý dự án số 9

(Đảng bộ khu vực phía Nam, Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà và đô thị)