Tự động hóa quy trình khai báo POS – sáng tạo đổi mới nâng cao năng suất lao động trong hoạt động thẻ

Tư tưởng sáng tạo đổi mới của Hồ Chí Minh

Với Hồ Chí Minh, tư tưởng đổi mới là tư tưởng cách mạng, khoa học trên nền tảng chủ nghĩa Mác - Lênin, kết hợp với tinh hoa văn hóa dân tộc, nhân loại, phản ánh và giải quyết những nhu cầu khách quan của thực tiễn đất nước; đạo đức đổi mới là phụng sự Tổ quốc, phục vụ nhân dân, đặt lợi ích của dân tộc, Tổ quốc lên trên hết, trước hết, đổi mới vì một nước Việt Nam độc lập, hòa bình, thống nhất, dân chủ, giàu mạnh; phong cách đổi mới là kiên định, sáng tạo, dân chủ, thực tiễn, hiệu quả, nói đi đôi với làm, làm thiết thực, mang lại kết quả thực tế cho dân, cho nước. Đó chính là những giá trị bền vững của tư tưởng, đạo đức, phong cách đổi mới Hồ Chí Minh. Hiện nay đất nước ta chuẩn bị bước vào thập niên thứ ba của thế kỷ XXI với thời cơ, vận hội lớn đan xen với không ít khó khăn, thách thức. Chúng ta cần quán triệt sâu sắc, vận dụng sáng tạo và phát huy những giá trị to lớn trong tư tưởng, đạo đức, phong cách đổi mới của Người. Đổi mới không ngừng, đổi mới sáng tạo, đổi mới vững chắc - đó chính là kế thừa, phát triển tư tưởng đổi mới, biện chứng đổi mới Hồ Chí Minh trong bối cảnh lịch sử mới.

Một tổ chức muốn trường tồn thì cần luôn tự đổi mới để thích ứng và phát triển. Muốn đổi mới, chúng ta cần có những con người luôn khát khao học hỏi, đam mê sáng tạo, biết tự phê phán; biết phê phán và chấp nhận sự phê phán; điều này đòi hỏi chúng ta phải có văn hóa sáng tạo đổi mới. Trong bối cảnh nền kinh tế số, kinh tế tri thức hiện nay, bao nhiêu doanh nghiệp, tập đoàn lớn một thời đã tan biến vào dòng chảy lịch sử vì đã không sẵn sàng thay đổi để kịp bứt phá thành công trước những biến động của thị trường.

Với những ý nghĩa to lớn đó, cán bộ Trung tâm Thẻ nhận thức sâu sắc rằng việc xây dựng và phát triển văn hóa sáng tạo đổi mới là một trong những con đường hiệu quả nhất để đào tạo, phát huy tiềm năng của cán bộ, phát triển đội ngũ nhân sự chất lượng cao, liên tục cải tiến quy trình nâng cao năng suất lao động, cải tiến sản phẩm dịch vụ thẻ để nâng cao vị thế thẻ BIDV trên thị trường.

Dịch vụ chấp nhận thanh toán thẻ tại Trung tâm Thẻ BIDV

Trong giai đoạn từ 2018 đến nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông minh và dựa trên nền tảng công nghệ 4.0 đồng thời được sự ủng hộ của các chính sách, nghị định về việc phát triển thanh toán không dùng tiền mặt của Chính phủ, thị trường chấp nhận thanh toán thẻ phát triển mạnh mẽ về cả số lượng giao dịch và doanh số giao dịch. Với thói quen thanh toán không dùng tiền mặt đã được thiết lập và đang dần trở nên phổ biến, dự kiến xu hướng tăng trưởng cao của dịch vụ POS sẽ tiếp tục trong năm 2021 và nhiều năm tới. Thanh toán thẻ trên POS đạt mức tăng trưởng các năm gần đây khoảng từ 17% tới 46%. Mặc dù nền kinh tế chịu sự tác động lớn của dịch Covid 19 gây gián đoạn hoạt động kinh doanh ở nhiều lĩnh vực như khách sạn, nhà hàng, du lịch, hàng không…nhưng đại dịch cũng thúc đẩy người dân sử dụng các phương thức thanh toán hiện đại không dùng tiền mặt (trong đó có POS).

Với vai trò là ngân hàng đứng thứ 3 thị trường về doanh số POS, TTT tích cực triển khai dịch vụ chấp nhận thanh toán thẻ với hệ thống 40.000 thiết bị với nhiều chuỗi siêu thị lớn. Để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng lớn, TTT nhận thấy cần phải có bước cải tiến trong công tác nghiệp vụ chấp nhận thanh toán thẻ để tăng năng suất lao động, từ năm 2020 tới nay TTT liên tục triển khai, nâng cấp chương trình Quản lý nghiệp vụ thẻ cấu phấn POS nhằm tự động hóa quy trình khai báo tham số POS, rút ngắn thời gian tác nghiệp ở cả TTT và Chi nhánh trong triển khai dịch vụ POS.

Khai báo tham số POS - công việc tác nghiệp hỗ trợ

Trước đây tại Chi nhánh, toàn bộ các bước đều thực hiện thao tác thủ công viết tay hoặc nhập liệu file word/Excel và scan gửi về Trung tâm thẻ qua TF+. Việc thực hiện khai báo tham số với các đối tác chuỗi với số lượng máy POS lớn cần sự cẩn thận và chuẩn xác. Bên cạnh đó, Chi nhánh không có công cụ quản lý hồ sơ POS và các thiết bị đang được lắp đặt tại các khách hàng (TID, MID, các phiên bản ứng dụng trên máy POS đã trược khai báo, các chủng loại máy đã được lắp đặt). Tại Trung tâm thẻ, các cán bộ thuê ngoài phải thực hiện nhập liệu từ file scan hồ sơ của Chi nhánh để nhập liệu vào hệ thống khai báo POS, thời gian tác nghiệp đối với các chuỗi, siêu thị lớn các Chi nhánh không đáp ứng kịp nhu cầu tăng trưởng của các chuỗi và siêu thị mở mới thường xuyên. Các bước từ Chi nhánh đến Trung tâm thẻ đều thực hiện thao tác thủ công và không tận dụng được nguồn dữ liệu từ Chi nhánh để khai báo cho máy POS. Mặt khác, số lượng chương trình sử dụng để tác nghiệp khá đa dạng và mỗi chương trình lại quản lý một phân khúc nhất định của quản lý như: chương trình Quản Lý POS kết nối, hệ thống Cadencie, IST Siwtch, TMS của PAX và Ingenico. Việc này tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra rủi ro sai sót do nhập sai và phải nhập từng trường thông tin trên Cadencie.

Chương trình tác nghiệp trước đây có nhiều hạn chế, Chi nhánh không quản lý được sự thay đổi, điều chuyển thiết bị, ứng dụng tại các ĐVCNT, hệ thống không đồng bộ dữ liệu từ Cadencie đến các ứng dụng quản lý POS.

Theo thống kê, một máy POS cần khai báo từ Chi nhánh đến khi hoàn tất phải thực hiện qua 05 cán bộ: 02 Cán bộ Chi nhánh; 02 cán bộ TTT và 01 cán bộ thuê ngoài. Thời gian tác nghiệp từ Chi nhánh đến Trung tâm thẻ liên quan đến nhập liệu và tác nghiệp khoảng 40-45 phút/1 hồ sơ. Thời gian tác nghiệp chậm không đáp ứng nhanh được cho các chuỗi lớn có số lượng máy POS nhiều, khi có sự thay đổi thông tin, phiên bản POS.

Tự động hóa quy trình khai báo POS – nhỏ nhưng chất

Trước sức ép về mặt tăng trưởng đồng thời xuất phát từ thực tế nhằm giảm bớt thời gian tác nghiệp, Trung tâm thẻ đã có sáng kiến tự động hóa quy trình khai báo POS thông qua nâng cấp chương trình Quản lý nghiệp vụ thẻ. Chương trình giúp tự động hóa công tác tạo tham số tại Chi nhánh và Trung tâm thẻ, rút ngắn thời gian xử lý tham số tại TTT. Trước đây cán bộ phải ghi tay, nhập dữ liệu vào file word thì giờ đây, chương trình có thể tự động tạo file template chứa thông tin các ĐVCNT cần khai báo, cán bộ Chi nhánh chỉ đối chiếu lại so với hồ sơ của khách hàng rồi ký duyệt. Mặt khác, chương trình có thể cho phép khai báo theo lô thay vì phải làm từng đơn vị như trước đây. Việc gửi nhận hồ sơ giữa Chi nhánh và Trung tâm Thẻ cũng được thiết kế ưu việt hơn như chia rõ ràng các nội dung, sử dụng các nội dung do Chi nhánh gửi lên để tiếp tục thực hiện tác nghiệp thẳng vào chương trình cadencie thay vì phải in ra giấy và nhập thủ công như trước kia.

Chương trình mới đã đáp ứng được nhu cầu khai báo và quản lý tham số POS cho Chi nhánh và Trung tâm thẻ, rút ngắn thời gian tác nghiệp của cán bộ CN từ 5 đến 7 phút/01 bộ hồ sơ của khách hàng, giúp cán bộ CN có thêm nhiều thời gian cho công tác bán hàng và chăm sóc khách hàng.Việc ứng dụng tự động hoá trong quy trình khai báo và quản lý thiết bị công nghệ thông tin, tự đông hoá các bước tạo, gửi tham số cho Chi nhánh. Chương trình cũng giúp TTT giảm tải số lượng hồ sơ giấy in ra và lưu tại TTT, đồng thời giúp Chi nhánh quản lý hồ sơ thiết bị, ứng dụng. Việc xác định phiên bản tham số POS và vấn tin các TID do Chi nhánh quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều so với trước đây. Chi nhánh có thể chủ động tự kiểm tra, vấn tin, đánh giá các thông tin về TID để khi có sự thay đổi thì ứng phó kịp thời nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng của BIDV.

Sáng kiến đã được triển khai từ cuối năm 2020 tới nay và đã nhận được phản hồi rất tích cực từ các Chi nhánh. Số lượng các đơn vị chấp nhận thẻ được phục vụ tăng lên đáng kể. Việc thay đổi vị trí, quản lý hoạt động của các đơn vị chấp nhận thẻ được hoàn thiện và nâng cáo. Cán bộ CN có thể dễ dàng theo dõi tình trạng hồ sơ đang được xử lý, quản lý được thông tin các đơn vị chấp nhận, các phiên bản ứng dụng để để điều chuyển cho các đơn vị khác sử dụng hiệu quả hơn. Việc ứng dụng tự động hoá trong quy trình khai báo và quản lý thiết bị CNTTT đã góp phần giảm tác nghiệp và nâng cao năng suất lao động tại Chi nhánh và TTT, rút ngắn thời gian khai báo POS chỉ còn 5-15 phút /máy POS. Trong thời gian tới, chương trình sẽ nâng cấp lên thêm các tính năng mới nhằm đáp ứng nhu cầu cao hơn của sự phát triển POS trong tương lai.

Tóm lại, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, đảng viên trong mọi lĩnh vực công tác, trước tiên là thực hiện tốt nhiệm vụ được giao là yêu cầu cần thiết. Mỗi cán bộ, đảng viên cần phải có tính chủ động nghiên cứu, đề xuất và sáng kiến trong triển khai thực hiện công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ được giao với tinh thần trách nhiệm cao, tạo sự đổi mới thực sự trong tư duy, phương pháp làm việc nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu.

Từ Thị Hồng Nhung – Trung tâm thẻ BIDV