Robotics trong phát hành thẻ - bắt kịp xu hướng trong thời đại 4.0

Robot – một hình ảnh đã rất quen thuộc đối với tất cả mọi người khi việc ứng dụng robot xuất hiện ở hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống như: trường học, nhà máy, khu công nghiệp, bệnh viện, các cơ sở khoa học,… Cùng với sự phát triển ngày càng vượt bậc trong lĩnh vực công nghệ thông tin thì robot ngày càng trở nên thông minh, tinh tế và ứng dụng đa dạng hơn để thâm nhập vào các lĩnh vực của đời sống mà dường như chỉ có con người mới có thể thực hiện được.

Phát hành thẻ - công việc tác nghiệp hỗ trợ

Trước đây, việc thực hiện phát hành thẻ được nhập liệu thủ công từ dữ liệu trên hồ sơ phát hành thẻ vào chương trình phát hành thẻ trên Cadencie. Việc thực hiện phát hành thẻ và quan trọng nhất là việc đánh giá và cấp hạn mức tín dụng từ hồ sơ yêu cầu của khách hàng vào chương trình phát hành thẻ trên Cadencie là việc cần sự cẩn thận và chuẩn xác. Sau khi giao dịch viên nhập thông tin khách hàng từ đơn đăng ký phát hành thẻ vào hệ thống, kiểm soát viên thực hiện kiểm tra và đối chiếu lần lượt các thông tin trên hồ sơ với những gì hiển thị trên màn hình cadencie để tiến hành duyệt thẻ. Việc kiểm tra, đối chiếu và duyệt thẻ được các cán bộ nhóm phát hành thẻ thực hiện với từng khách hàng, từng hồ sơ, từng con số. Khối lượng hồ sơ phát hành thẻ ngày càng tăng theo nhu cầu và tốc độ tăng trưởng của thẻ, đồng nghĩa với việc công tác phát hành chịu áp lực nhiều hơn để đảm bảo thời gian xử lý nhanh, đồng thời vẫn đảm bảo tính chính xác trong tác nghiệp.

Trước tình hình số lượng hồ sơ trung bình một ngày gửi lên Trung tâm thẻ phát hành mới thẻ quốc tế đều đều tăng lên đến hai con số rồi ba và sấp sỉ bốn con số/ngày vào những lúc cao điểm như các chương trình khuyến mãi, ưu đãi khách hàng, phục vụ chỉ tiêu kinh doanh của Chi nhánh. Nhóm nhận thấy cần phải có bước cải tiến trong công việc để tăng năng suất lao động, đồng thời đảm bảo chất lượng công việc, nhóm Phát hành thẻ - Trung tâm Thẻ đã nhanh chóng phối hợp với Trung tâm Công nghệ Thông tin đề xuất ứng dụng Robotics trong công tác phát hành quốc tế .

Robot - Người đồng nghiệp 4.0

Không có những cánh tay nối dài hay động cơ, cấu trúc di chuyển phức tạp như trong nhà máy hay công xưởng nhưng Robotics phát hành thẻ quốc tế là sản phẩm của sự sáng tạo và ứng dụng công nghệ vào thực tế nghiệp vụ trong công tác phát hành thẻ tại Trung tâm Thẻ.

Với khả năng thực hiện các quy trình lặp đi lặp lại có quy tắc của con người, Robotics phát hành thẻ bắt chước hành động của người giao dịch viên, kiểm soát viên và tiếp thu các kiến thức mà con người đào tạo cho để hoàn thiện nhằm thực hiện các nghiệp vụ phức tạp hơn.

Giai đoạn đầu sơ khai, Robotics phát hành thẻ quốc tế thực hiện việc đọc và lấy dữ liệu từ file dữ liệu mềm do Chi nhánh tổng hợp gửi lên Trung tâm. Căn cứ các trường dữ liệu tại file mềm, robotic phát hành thẻ sẽ thực hiện nhập dữ liệu lên Cadencie dựa trên những nguyên lý và các tình huống xử lý được xây dựng sẵn.

Việc ứng dụng thành công Robotics trong phát hành thẻ ở giai đoạn đầu là tiền đề để phát triển và thực hiện nâng cấp các chương trình liên quan đến nghiệp vụ thẻ nhằm giảm các thao tác thủ công liên quan đến nghiệp vụ phát hành thẻ tại chi nhánh và tại hội sở chính.

Không chỉ dừng lại ở việc đưa thông tin khách hàng từ file dữ liệu mềm có sẵn, trong giai đoạn trưởng thành thứ 2 - giai đoạn tự động hóa nâng cao, thay vì robot lấy dữ liệu từ file mềm, nhóm sẽ thực hiện đào tạo để robot có thể tự tổng hợp dữ liệu từ các hệ thống và đưa ra nhu cầu phát hành thẻ cho khách hàng. Việc của cán bộ chỉ là chấp nhận hay không việc sinh ra số thẻ quốc tế trên hệ thống căn cứ nhu cầu của khách hàng và chi nhánh.

Thành quả đạt được của người đồng nghiệp 4.0

Trong giai đoạn đầu tiên triển khai thử nghiệm, thời gian xử lý và tác nghiệp của robot chưa đạt hiệu quả tối ưu đồng thời công việc của cán bộ tác nghiệp trong nhóm bị đội lên nhiều. Có thời điểm việc phối hợp giữa người và máy đã diễn ra tới khuya. Tuy nhiên, các cán bộ trong nhóm phối hợp với robot vẫn rất vui và hưng phấn vì đây là tiền đề quan trọng để tiến tới tự động hóa hoàn toàn công tác phát hành thẻ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam (BIDV).

Trước đây công việc nhập hồ sơ khách hàng được thực hiện bằng cách thuê ngoài với số lượng cán bộ là 3 đến 4 người, số lượng cán bộ nhóm phát hành thẻ thực hiện duyệt cần từ 2 đến 3 người/ngày. Thời điểm trung tâm triển khai đẩy mạnh kế hoạch kinh doanh thẻ thì số lượng người nhập và duyệt lên tới 6 đến 8 cán bộ/ngày.

Sau 2 tháng qua giai đoạn học tập của robot, năng suất lao động của việc phát hành thẻ quốc tế tăng đáng kể. Về số lượng cán bộ, theo thống kê cơ bản hiện nay chỉ cần 2 cán bộ để thực hiện vận hành toàn bộ quy trình nhập duyệt hồ sơ phát hành thẻ. Số lượng hồ sơ vẫn tăng lên theo yêu cầu phát triển kinh doanh nhưng số lượng cán bộ yêu cầu tác nghiệp phục vụ nhập/duyệt hồ sơ phát hành thẻ hoàn toàn không đổi (2 cán bộ). Hơn nữa thời gian để hoàn thiện tính trên đơn vị 1 bộ hồ sơ giảm đáng kể. Trước kia để hoàn thiện 1 bộ hồ sơ từ khi Chi nhánh gửi lên tới khi có số thẻ trên hệ thống cần từ 7 đến 10 phút, giờ đây chỉ cần 2 đến 3 phút.

Trong giai đoạn học hỏi và hoàn thiện kỹ năng cho người đồng nghiệp 4.0 của nhóm phát hành thẻ, dự kiến nhóm sẽ giảm tải một phần hoặc hoàn toàn tác nghiệp của Chi nhánh trong việc tìm kiếm, đánh giá khách hàng và luân chuyển hồ sơ giữa Trung tâm Thẻ và Chi nhánh.

Việc áp dụng khoa học kỹ thuật robotic và dần dần hướng tới công nghệ AI vào công tác phát hành thẻ sẽ là xu hướng tất yếu của sự phát triển khoa học và công nghệ hiện nay. Trong 2 hoặc 3 năm tới nhóm phát hành thẻ sẽ hướng tới có những người bạn 4.0 và chủ động hoàn toàn trong toàn bộ quy trình phát hành thẻ từ khâu nhận diện khách hàng, xử lý hồ sơ, cấp hạn mức, cập nhật thông tin khách hàng trên hệ thống đến cả việc dập thẻ, đóng gói. Con người chỉ xuất hiện ở những khâu quan trọng trong quá trình kiểm soát sự hoạt động của robotic. Thời gian và không gian từ khi khách hàng có nhu cầu đến lúc đáp ứng nhu cầu của khách hàng có được thẻ để khách hàng sử dụng dường như sẽ không còn tồn tại.

Xuân Thành – Trung tâm thẻ BIDV