Giải pháp quản trị hệ thống phân phối và phát triển gạo thương hiệu tại Công ty Lương thực Sông Hậu

Với nhiệm vụ được giao hệ thống phân phối nội địa, TTPP đang tổ chức và hoạt động ổn định được 03 ngành hàng, (bao gồm: Ngành hàng gạo, ngành hàng công nghệ phẩm và ngành dịch vụ ăn uống); với 05 kho phân phối hàng hóa, 02 cửa hàng bán lẻ, hơn 7.000 đại lý mua đứt bán đoạn và đang làm nhà phân phối cấp 1 cho các nhà sản xuất có thương hiệu lớn như: Vinamilk, Masan, Wilmar, Bột ngọt Vedan, Ajinomoto, Tân Hiệp Phát,… Tổng số nhân lực hiện có để phục vụ cho hệ thống phân phối này là 181 người, trong đó có 144 nam và 37 nữ. Tổng số lượng xe tải gồm xe khô và xe lạnh đang phục vụ công tác giao hàng là 33 xe,  trọng tải từ 550kg đến 8 tấn. 

Về địa bàn bán hàng và địa bàn phân phối: Đối với Ngành hàng gạo, trong ngắn hạn TTPP tiếp tục được củng cố và duy trì hoạt động bán hàng tại các tỉnh khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long về kế hoạch phát triển ngành hàng trong dài hạn, TTPP dự kiến mở rộng các tỉnh miền Đông và Tây Nguyên. Đối với Ngành hàng công nghệ phẩm, được tổ chức phân phối tại địa bàn Thành phố Cần Thơ, tỉnh Hậu Giang và tỉnh Sóc Trăng. 

Những tháng đầu năm 2018 và 2019, hệ thống phân phối của Công ty đứng trước nhiều khó khăn về nguồn nhân lực, hoạt động kinh doanh, phân phối điều này đã tác động không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của từng ngành hàng trong chuỗi hoạt động.

Nhằm ổn định hoạt động trong năm và tiếp tục phát triển bền vững trong thời gian sắp tới đồng thời hoàn thành được chỉ tiêu đã được Công ty giao, tập thể TTPP đã cùng đề ra các giải pháp như sau:

Quản trị nhân sự có vai trò quan trọng không chỉ trong hệ thống phân phối nói riêng mà dù ở bất cứ thành phần kinh tế nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự quyết định sự thành bại của cả hệ thống. Ngay từ khâu tuyển dụng đào tạo lãnh đạo TTPP phải phối hợp với phòng TCHC tìm hiểu rõ nguồn gốc và lịch sử làm việc, từ đó có thể đánh giá một phần về năng lực và đạo đức, tác phong của người tham gia tuyển dụng. Đồng thời, người lao động phải được biết và hiểu về văn hóa làm việc của Công ty, xác định sự phù hợp giữa yêu cầu nguyện vọng của người lao động với bối cảnh hoạt động của Công ty.

Trong quá trình hướng dẫn đào tạo cần nâng cao tính tuân thủ hoạt động của hệ thống. Tổ chức thường xuyên các cuộc họp nội bộ để phân tích cho người lao động hiểu rõ về các quy trình, quy định có liên quan đến công việc đang làm, những rủi ro pháp lý nếu thực hiện sai và không tuân thủ hệ thống các quy trình quy định của Công ty và pháp luật. Tạo một môi trường làm việc cởi mở và luôn luôn được cải tiến liên tục khi thấy không còn phù hợp với tình hình hoạt động, khích lệ sự cộng tác trong công việc và xây dựng tinh thần làm việc nhóm. Luôn luôn đào tạo và hướng dẫn để nâng cao năng lực chuyên môn cho người lao động bằng nhiều hình thức thiết thực. Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc tôn trọng ý kiến cá nhân khuyến khích sáng tạo trong công việc và sử dụng tài năng, ưu điểm của họ phục vụ cho công việc. Đối với hệ thống phân phối điều quan trọng là đảm bảo mỗi người lao động phải hiểu được tầm quan trọng của việc luôn coi khách hàng là trung tâm, là mục tiêu hướng tới để chăm sóc.

Tìm các giải pháp thu hút và giữ chân người có tâm, có tài không chỉ bằng vật chất mà về tinh thần, môi trường làm việc và hơn thế nữa, TTPP luôn xem mỗi người lao động như một đối tác kinh doanh chiến lược, cùng đi trên một con thuyền để hướng đến mục tiêu chung của Công ty. 

Bán hàng là khâu trực tiếp đem lại doanh thu và hiệu quả hoạt động cho hệ thống. Để quản trị được khâu này, TTPP phải xác định được rõ mục tiêu, đối tượng, từng phân khúc khách hàng. Xác định nhu cầu thị trường, lập kế hoạch phân tích và dự báo bán hàng để chỉ giảm thiểu chỉ số sai lệch ở mức thấp nhất. Thực hiện phân chia tuyến bán hàng phù hợp và hiệu quả, không để xảy ra tình trạng chồng chéo đối tượng khách hàng phục vụ. Vai trò quan trọng nhất của quản lý bán hàng không phải là quản lý bán hàng, mà là quản lý những người bán hàng. Người quản lý lực lượng bán hàng phải phát triển và phân tích các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPI) cho đội ngũ bán hàng, có thể theo dõi và thực hiện điều chỉnh liên tục cho phù hợp với thực tế để cải thiện năng suất. Bên cạnh đó cũng phải kiểm soát hoạt động bán hàng, ngăn chặn các tình trạng đổ số, chẻ số, trích số liệu sai quy định, không trung thực trong bán hàng…Thường xuyên tổ chức, đào tạo hoạt động bán hàng tập trung vào các tiêu chí nền tảng như viếng thăm khách hàng, chỉ số điểm bán, số lượng mặt hàng tối thiểu, các mặt hàng trọng tâm cần phải bán....

Với hoạt động quản lý kho bãi phải đảm bảo các tiêu chí: Phải đảm bảo hàng hóa luôn được luân chuyển liên tục, giảm tối thiểu phát sinh hàng cận hạn sử dụng; quản lý chặt tình trạng côn trùng cắn phá; việc chất xếp phải đảm bảo có khoa khoa học, phải vẽ sơ đồ kho từng lô, cây đảm bảo tiết kiệm tối đa diện tích chứa hàng nhưng vẫn đảm bảo an toàn lao động và bảo quản được hàng hóa; đối với quản lý hàng tồn kho điều quan trọng nhất là giảm tối thiểu tồn kho ở mức thấp nhất, cân đối mức tồn kho tối thiểu từng nhóm hàng theo quy định để nhập hàng. Đối với các nhóm hàng có tính chất thay đổi và biến động giá thường xuyên cần tích trữ để cân đối thời điểm bán nhằm gia tăng lợi nhuận phải có có giải pháp bán hàng và kế hoạch cụ thể. 

Hoạt động giao nhận là một khâu quan trọng trong hệ thống phân phối, nối liền giữa sản xuất và tiêu thụ, thông qua hoạt động giao nhận cũng có thể đánh giá được công tác quan lý kiểm soát hệ thống của TTPP, để quản lý hiệu quả khâu này TTPP phải thực hiện được các giải pháp sau: Tận dụng được tối đa trọng tải xe chở hàng bằng việc kết hợp đơn hàng của các khách hàng trên tuyến giao hàng một cách hiệu quả; nhân sự thực hiện giao nhận phải được hướng dẫn và đào tạo chi tiết, từng địa điểm và các tuyến đường giao, thực hiện chặt chẽ trong công tác kiểm đếm giao nhận và thu tiền hàng. Thực hiện chăm sóc tốt khách hàng, ân cần, niềm nở và hỗ trợ khách hàng khi cần thiết; phải dùng nhiều giải pháp kiểm soát hoạt động giao nhận hạn chế không tình trạng thiếu trung thực, sử dụng tiền hàng vào mục đích cá nhân, quản lý bộ phận phải thường xuyên gặp gỡ, trao đổi với khách hàng, nghiệp vụ phải thường xuyên đối chiếu với khách hàng bằng văn bản, nhắn tin, trao đổi qua điện thoại, email;... Quản lý việc sử dụng nhiên liệu một cách hiệu quả thông qua định mức nhiên liệu, phần mềm định vị xe tải V-Tracking; thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe tải giao hàng để kéo dài tuổi thọ máy và hạn chế chi phí sửa chữa, giảm chi phí trong họa động giao nhận.

Bên cạnh các giải pháp trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì việc quản trị rủi ro là cần thiết và cấp bách trong hệ thống phân phối. Trước hết, lãnh đạo TTPP phải xác định được khả năng xảy ra rủi ro và mức độ nghiêm trọng khi xảy ra rủi ro trong hoạt động phân phối; Xây dựng các kế hoạch cho việc quản trị rủi ro tại TTPP bao gồn rủi ro về nhân lực, rủi ro trong kinh doanh, rủi ro trong giao nhận, vận chuyển, bốc xếp;... Xác lập hàng rào pháp lý thông qua hệ thống quy trình quy định của Công ty và TTPP ban hành, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống không được vượt qua khung pháp lý này. Thực hiện điều chỉnh thường xuyên khi không còn phù hợp với thực tế nhằm đảm bảo kiếm soát được mọi hoạt động tại TTPP.

Trước tiên, để thực hiện tốt các giải pháp, nhân viên bán hàng cần được hướng dẫn và đào tạo thường xuyên, liên tục để họ nhận thức được rằng đây là những sản phẩm mang thương hiệu của Công ty. Họ phải nắm biết rõ về sản phẩm, tôn trọng giá trị thương hiệu trong từng sản phẩm mình đem đi bán. Tiếp theo là một số giải pháp chủ yếu trong việc xây dựng và phát triển gạo thương hiệu. Tìm kiếm và xác định nguồn nguyên liệu phù hợp với kế hoạch xây dựng phát triển loại gạo thương hiệu của Công ty thông qua bộ phận đầu tư hợp tác sản xuất của Công ty. Bên cạnh đó là phải liên kết với những nhà máy xay xát tại các vùng nguyên liệu ổn định về chất lượng và số lượng. Luôn cập nhật thông tin để điều chỉnh chính sách bán hàng gạo có nhãn hiệu cho phù hợp với tình hình thị trường và giúp gia tăng doanh số. Nghiên cứu thực hiện nhiều chương trình khuyến mãi linh hoạt, chuyên nghiệp. Nghiên cứu thị hiếu của người tiêu dùng để phát triển thêm 01 nhãn hiệu bao bì mới theo hướng an toàn vệ sinh thực phẩm và triển khai phân phối tại các địa bàn bán hàng sẵn có. Tận dụng lợi thế kênh phân phối đang có với hơn 7.000 đại lý mua đứt bán đoạn để làm cầu nối với người tiêu dùng. Tham gia các kỳ Hội chợ triển lãm, các chương trình kết nối giao thương và các chương trình đưa hàng Việt về nông thôn để quảng bá sản phẩm gạo của Công ty đến với người tiêu dùng. Triển khai phương thức bán hàng qua mạng Internet sau khi Công ty hoàn thiện quy trình bán hàng trực tuyến sử dụng cổng thông tin điện tử www.songhaufood.com.vn, góp phần gia tăng hình ảnh thương hiệu của Công ty đến với người tiêu dùng và giúp gia tăng thêm doanh thu bán hàng.  

Một số ý kiến về giải pháp quản trị hệ thống phân phối và phát triển gạo thương hiệu tại TTPP hàng LTTP góp phần xây dựng tổ chức Đảng trong sạch vững mạnh.